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不動産売却時の必要書類を売却の流れに沿って徹底解説!取得方法も紹介します

不動産売却時に必要な書類がわかる! 取得のタイミングや方法についても徹底解説します

不動産売却ではさまざまな書類の準備が必要です。

そのなかには、取得に時間がかかる書類もあります。

もしも、必要なタイミングで書類が不足していた場合、予定通りに手続きは進められません。

せっかく見つかった購入希望者からキャンセルされる恐れもあります。

そこでこの記事では、不動産売却の必要書類を売却の流れにをって説明していきます。

直近で必要となる書類から計画的に集めていくと効率的に売却活動を進められますので、参考にしてください。

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【種類別】不動産売却に必要な書類一覧

不動産売却の必要書類を大きく分類すると「不動産自体の情報」「不動産に対する権利の情報」「売主の情報」の3つです。

そして、不動産の種別ごとに必要書類は異なり、整理すると下表のとおりです。

一番右列には、準備する期限を記載しています。


書類 土地 一戸建て マンション 準備する期限
登記済権利証または登記識別情報 訪問査定時まで
登記簿謄本(登記事項証明書) 訪問査定時まで
公図 訪問査定時まで
地積測量図 訪問査定時まで
建物の図面 訪問査定時まで
固定資産税納税通知書 訪問査定時まで
不動産購入時の売買契約書・重要事項説明書など各種書類 訪問査定時まで
本人確認書類 媒介契約締結時まで
建築確認済証および検査済証 媒介契約締結時まで
管理規約・維持費に関する書類 媒介契約締結時まで
ローン残高証明書 △(ローン返済中の場合) △(ローン返済中の場合) △(ローン返済中の場合) 媒介契約締結時まで
境界確認書 媒介契約締結時まで
印鑑証明書 売買契約締結時まで
売買契約書 売買契約締結時まで
銀行口座書類・通帳 引き渡し時まで
登記関連書類 引き渡し時まで
確定申告書 確定申告時まで
分離課税用申告書 確定申告時まで
譲渡所得内訳書 確定申告時まで
登記簿謄本(登記事項証明書) 確定申告時まで
税控除の特例を受けるための必要書類各種 確定申告時まで

なお、上の表で「訪問査定時」と記載している書類は「訪問査定時のみ必要」という意味ではありません。

例えば「登記済権利証」は「訪問査定時」だけでなく「不動産会社との媒介契約時」「買主との売買契約時」「買主への引渡し時」と複数のタイミングで必要です。

「準備する期限」の列は「いつまでに準備が必要か」を示していることに注意してください。

次から、各書類の内容と取得方法について説明します。

不動産業者による訪問査定時までに準備が必要な書類

不動産を売却する際は、売出価格と媒介契約を交わす不動産会社を決めるため、不動産業者による訪問査定を受けます。

このタイミングまでに準備が必要な書類は以下のとおりです。

  • 登記済権利証または登記識別情報
  • 登記簿謄本
  • 公図
  • 地積測量図
  • 建物の図面
  • 固定資産税納税通知書
  • 不動産購入時の売買契約書・重要事項説明書など各種書類

これらは主に、高い精度で査定するために必要な書類です。

登記済権利証または登記識別情報

「登記済権利証または登記識別情報」は、売主が登記名義人であることを証明する書類です。

訪問査定時、あなたが確かに不動産の登記名義人であることを証明するために準備が必要です。

登記済権利証または登記識別情報は不動産売却が成立し、物件を引き渡す際の所有権移転登記でも使用します。

「登記済権利証」は法改正により2005年3月7日以降は交付されておらず、代わりに「登記識別情報」が交付されるようになっています。

なお「登記識別情報」は厳密には書類ではなく「符号」です。通知書がなくても、符号さえ分かっていれば問題ありません。

「登記済権利証または登記識別情報」は再発行できない

「登記済権利証または登記識別情報」は、不動産売却のために新しく取得する書類ではありません。

不動産を取得し、所有権移転(または保存)登記したときに受け取っているはずです。

そのため、売却査定を依頼すると決めた際には手元にあるかを確認してください。

万が一、紛失していた場合でも再発行できません。

代わりに「登記所からの事前通知」または「司法書士等資格者代理人による本人確認」することで同等の証明と認められます。

上記の手続きは時間がかかる場合がありますので、早めに対応しましょう。

具体的な手続きは登記所に問い合わせてもよいですし、査定を依頼した不動産会社に相談してもよいです。

なお、登記済権利証または登記識別情報を紛失していても、権利自体がなくなるわけではないので、その点は安心してください。

参照:法務局|○登記識別情報を紛失したのですが,どうしたらよいのですか?

登記簿謄本(登記事項証明書)

登記簿謄本(登記事項証明書)は不動産の登記に関する情報が記載された書類です。

具体的には、不動産の「種類」「構造」「床面積」「地目」「地積」など建物・土地の状況や「不動産の所有名義人」「所有権以外に設定された権利」など不動産に対する権利が記されています。

また「登記簿謄本」と「登記事項証明書」は異なる名前ですが、どちらも同じ内容です。

登記簿謄本(登記事項証明書)は、法務局で申請すれば原則、当日受け取れます。

法務局が遠かったり、営業時間中の訪問が難しい場合は、オンラインでの請求ができるので使ってみてください。

郵送で受け取れるので、法務局へいく手間がかかりません。

郵送の場合は、受け取りまで原則1週間程度を見込んでおきましょう。

参照:法務局|登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です

マンション売却時は「一部事項証明書」が便利

登記簿謄本(登記事項証明書)には以下の4種類があります。


No 種類 内容
1 全部事項証明書 対象不動産の過去も含めたすべての情報が記載
2 現在事項証明書 対象不動産の現在効力がある情報のみ記載
3 一部事項証明書 対象不動産の甲区(所有権)、乙区(所有権以外)の特定した順位番号に関する情報のみ記載
4 閉鎖事項証明書 対象不動産のすでに閉鎖されている過去の登記記録が記載

このうち、売却査定のために取得する登記事項証明書は、原則「全部事項証明書」で問題ありません。

しかし、マンションのように複数の権利者が存在する不動産で全部事項証明書を取得すると、全権利者の情報が記載されるため、枚数が膨大になります。

手続きするうえで問題ありませんが、必要な情報はあなたに関する情報のみです。

そのため、マンション売却の際には「一部事項証明書」をおすすめします。

あなた名義の情報のみが記載されているので、情報が整理され見やすいです。

公図

公図は土地の「形状」「範囲」「道路や水路との位置関係」を示した図面です。

土地の境界や建物の位置、接道状況を確認できます。

ただし、公図は正確性に欠け、現況と異なる場合があります。

売却査定する際の参考程度である、と理解しておいてください。

公図は登記事項証明書と同様に「法務局」または「郵送」「オンライン」で取得できます。

地積測量図

地積測量図は、土地の面積や求積方法などの測量結果が記載された書類です。

土地の面積や距離を確認する目的で使用します。

原則、登記申請の際に法務局へ提出しているはずです。

保管は法務局がおこなっていますが、実際には地積測量図が存在しない土地もあります。

地積測量図を提出した覚えがない場合、取得する前に所管の法務局へ問い合わせしてください。

地積測量図があれば、法務局を訪問する以外に「郵送」または「オンライン」でも取得可能です。

参照:横浜市|地籍図と地積測量図の違いを知りたいのですが。

建物の図面

建物の図面はいわゆる「間取り図」です。

売却活動を始めると「レインズ」という不動産会社同士で情報共有するシステムのほか、ポータルサイトや店舗前のチラシに物件情報を掲載します。

このとき、建物の図面があれば、不動産会社がデータを作成しやすくなるメリットがあります。

また、図面があれば購入希望者からの閲覧数も増えるため、売却しやすくなるでしょう。

建物図面は地積測量図と同じく、登記申請時の添付が義務付けられています。

そのため、手元になかったとしても、法務局へ申請すれば取得が可能です。

しかし、増築または減築して、未登記のままになっている恐れがあります。

法務局から図面を取得した際は、現況と図面が一致しているか確認しておきましょう。

固定資産税納税通知書

固定資産税納税書は、その年に納める固定資産税額や固定資産税評価額が記載されています。

固定資産税評価額は一般的に、土地の場合で地価公示価格の7割、建物の場合で建築費の約50%~70%とされています。

そのため、売却査定時の参考価格として役に立つ情報です。

そのほか引き渡しの際に、固定資産税の清算にも使用します。

固定資産税納税通知書が届く時期は、毎年4月~6月ごろです。

紛失すると再発行は原則できないため、納税したあとでも捨てないように注意してください。

もしも紛失してしまったら、市役所で「固定資産税評価証明書」を発行してもらえば代替できます。

不動産購入時の売買契約書・重要事項説明書など各種書類

不動産購入時の「売買契約書」や「重要事項説明書」「パンフレット」などもあれば準備しましょう。

当時の取引条件や物件の間取り・設備がわかり、査定の参考になります。

また、売却のために契約した不動産会社が契約書や重要事項説明書を作成する際に、必要な取引条件や告知事項に抜け漏れがないかの確認ができて便利です。

売却益が出た場合は、取得費の計算で使用します。

必須書類ではありませんが、多くのタイミングで「あれば便利」な書類です。

もしも紛失しているのなら、購入時の不動産会社にコピーがもらえないか問い合わせてみるとよいでしょう。

不動産会社と媒介契約締結時までに準備が必要な書類

続いて、不動産会社と媒介契約を交わす時までに準備が必要な書類を紹介します。

先ほど挙げた各書類はすでに揃っている前提で、新たに下記の書類が必要です。

  • 本人確認書類
  • 【一戸建ての場合】建築確認済証および検査済証
  • 【マンションの場合】管理規約・維持費に関する書類
  • 【ローン返済中の場合】ローン残高証明書
  • 【一戸建て・土地の場合】境界確認書

不動産の種類によっては不要な書類もありますので、売却したい不動産の種類に対応した書類を集めるようにしてください。

本人確認書類

本人確認書類は、媒介契約を交わす人が、たしかに不動産所有者であることを証明するための書類です。

一般的に「運転免許証」「マイナンバーカード」「パスポート」など顔写真付きの身分証明書が本人確認書類として認められています。

これらの本人確認書類がない場合は「保険証と住民票のセットで認める」など、不動産会社によって独自のルールを設定しています。

もしも一般的に認められる本人確認書類がなければ、どのような書類が認められるか不動産会社に確認してください。

【一戸建ての場合】建築確認済証および検査済証

建築確認済証および検査済証は、その建物が建築基準法で定められた基準を満たしていることを証明する書類です。

  • 建築確認済証・・・建築前に、その物件が建築基準法を満たした設計となっていることを証明する書類
  • 検査済証・・・建築後に、その物件が計画通りに建てられたことを証明する書類

建物が必要な安全性を満たしているか、また、建築基準法における制限がないかの確認に使います。

これらの書類は審査後に発行され、自宅で保管しているはずです。紛失してしまった場合は再発行ができません。

紛失した場合は代わりに、自治体で「台帳記載事項証明書」を取得してください。

建築確認済証や検査済証の番号や交付年月日が記載されているので、検査済証が交付された建物とみなすことができます。

【マンションの場合】管理規約・維持費に関する書類

管理規約はマンションで生活するうえで、守らなければならないルールが記載された書類です。

維持費に関する書類は「管理費」や「修繕積立金」などの情報が記載された書類です。

これらの書類は、購入希望者が実際に希望する生活を送れるか確認する際に役立ちます。

マンション購入時に受け取っているはずですが、紛失していても再発行ができるので問題ありません。

マンションの管理組合や管理会社に問い合わせてください。

また、不動産仲介会社が売却活動の一環として、代わりに手続きしてくれることもあります。

【ローン返済中の場合】ローン残高証明書

抵当権が設定された不動産を売却する際は、引渡し時に抵当権を外す必要があります。

抵当権を外すためには、ローンの完済が条件です。

そのため、ローン返済中の場合は、ローン残高証明書が必要です。

ローン残高証明書は、不動産の売却代金でローン残高すべてを返せるのか確認するために使用します。

売却代金だけでは完済できない場合も、自己資金でまかなえるのであれば問題ありません。

その場合は「何円の不足までなら大丈夫か」を確認するために使用します。

ローン残高証明書は融資元の金融機関で発行してもらいます。

ほとんどの金融機関で、窓口を直接訪問する必要があり、電話・郵送・オンラインでの発行依頼は受け付けていません。

発行を依頼して、手元に届くまで7日~10日程度かかるケースが多いので、早めに手続きしておきましょう。

【一戸建て・土地の場合】境界確認書

境界確認書は、隣接地の所有者と境界線について合意したことを証明する書類です。

紛失した場合は、測量した会社に再発行を依頼します。

相続で取得した物件だったり、中古物件などの理由で測量した会社がわからない場合は、改めて確定測量する必要があります。

費用は「土地の形状」や「隣地所有者の数」で費用は異なりますが、100万円程度です。

確定測量にかかる期間は通常1ヶ月から3ヶ月です。隣地所有者の都合によっては半年以上かかるケースもあります。

境界確定には時間がかかるので、境界確認書がないことが判明した時点で迅速に、境界確定に向けた手続きを進めてください。

不動産会社との媒介契約時に必須ではありませんが、買主と売買契約を交わすときには必須書類です。

直前で慌てないよう、売却を決めたタイミングで取得しておきましょう。

【土地 境界線 トラブル】 【土地の境界線トラブル】事例をもとにした対処法や相談先を解説します!

買主と不動産売買契約締結時にまでに準備が必要な書類

続いて、買主と不動産売買契約を交わすときに準備が必要な書類について説明します。

媒介契約時までに必要な書類が準備できていれば、改めて準備が必要な書類はほとんどありません。

「本人確認書類」「印鑑証明書」「売買契約書」の3種類です。

本人確認書類は媒介契約時に使用した書類が原則使えます。売買契約書の作成は不動産会社がおこないます。

そのため、実質的には「印鑑証明書」のみが必要です。

本人確認書類

売主があなた本人であること確認するために使用します。

媒介契約時に運転免許証やパスポートを提示していれば、同じ身分証明書でよいです。

住民票を利用していた場合は、有効期限が発行から3ヶ月以内となっているケースが多いので注意してください。

売却活動に日数がかかっていると、再度住民票を発行しなければならない可能性があります。

住民票は役所で取得できます。

印鑑証明書

印鑑証明書は、契約書に押印する印鑑が住所地の市区町村に印鑑登録された「実印」であることを証明する書類です。

発行から3ヶ月以内が有効であるため、早く取得しすぎると再取得が必要になる恐れがあります。

そのため、売却活動の進捗状況を確認しながら「もうすぐ売買契約を交わせそうだ」というタイミングで発行するとよいです。

印鑑登録は引っ越しすると、新たに登録が必要です。

いまの住所地で印鑑登録が未登録であれば、早めに登録しておきましょう。

登録済みであれば、役所で取得できます。

マイナンバーカードがあり、利用者証明用電子証明書の発行を受けていれば、コンビニでも取得できます。

売買契約書

売買契約書は売買対象の不動産に関する情報や契約金額、支払時期やその手段、取引条件などを記載した書類です。

売買契約書は仲介を依頼している不動産会社が作成するので、売主が準備する必要はありません。

不動産会社が作成した契約書を確認し、認識とずれがないかを確認します。理解できない箇所があれば、担当者に確認しましょう。

契約内容を正しく理解することが、売却後のトラブル防止につながります。

不動産の引き渡し時までに準備が必要な書類

不動産の引き渡し時には、残金決済と登記申請がおこなわれます。

このときに必要な書類は、下記のとおりです。

  • 銀行口座書類(通帳)
  • 登記関連書類

基本的には、既に手元にある書類のはずです。

引き渡しの場に持っていき忘れないようにしてください。

銀行口座書類(通帳)

引き渡し時には、残金決済がおこなわれます。残金は売却代金から手付金を差し引いた金額です。

残金決済は指定した口座への振り込みです。

このとき、振込先を提示する必要があるため、銀行口座書類を準備しておきます。

決済後は確かに振り込まれたことを確認するため、キャッシュカードではなく通帳のほうがよいでしょう。

登記関連書類

不動産の引き渡し日には、抵当権抹消登記や所有権移転登記などの登記手続きも同時におこないます。

手続きは司法書士がするため、委任状を忘れないようにしてください。

また、登記原因証明情報作成に不動産売買契約書を求められることもあります。

登記申請でどの書類が必要になるか、前もって確認しておきましょう。

不動産売却の確定申告時に準備が必要な書類

不動産売却で譲渡所得が発生した場合、確定申告が必要です。

このときに必要な書類は以下の4点です。

  • 確定申告書
  • 分離課税用申告書
  • 譲渡所得内訳書
  • 登記事項証明書

登記事項証明書以外は税務署で取得できます。各書類の内容を説明していきます。

確定申告書

確定申告書には「A用」と「B用」の2種類がありますが「B用」を使います。

不動産売却による譲渡所得は「分離課税」ですので、確定申告書Bには給与所得や事業所得に関する情報を記載しましょう。

譲渡所得に関しては、次に説明する「分離課税用申告書」に記入します。

分離課税用申告書

分離課税用申告書は、譲渡所得に対する所得税を申告する書類です。

確定申告書Bと同じように収入金額・所得金額の欄がありますが、給与所得や事業所得は記入しないので注意してください。

分離課税用申告書に記入する内容は、譲渡所得についてのみです。

参照:国税庁|令和2年分譲渡所得の申告のしかた(記載例)

譲渡所得内訳書

譲渡所得内訳書は、不動産売却による譲渡所得金額を計算するために使用する書類です。

記載された指示にしたがって項目を埋めていけば、最終的に譲渡所得金額が算出されます。

計算用ではありますが、確定申告で必要な添付書類の1つです。

そのため、譲渡所得内訳書のあと、分離課税用申告書を作成する流れで進めるとスムーズに書類を作成できるでしょう。

登記事項証明書

確定申告で必要な登記事項証明書は、売却を終えて所有者が買主へ移転した内容が反映された書類です。

所有者が売主から買主へ確かに移ったことを証明するために添付します。

過去を含めた登記記録が必要なため、取得する登記事項証明書は「全部事項証明書」です。

特例の適用を受ける場合は別途必要書類を確認して集める

不動産売却で得た譲渡所得に対しては、特別控除や軽減税率などの特例が適用される場合があります。

特例の適用を受けるためには、ここで紹介した書類以外に複数の書類が必要なケースがほとんどです。

必要書類は使用する特例によって異なるので、適用を受けたい特例に合った書類を準備しましょう。

わからない場合は、所管の税務署や専門の税理士に相談してみてください。

参照:国税庁|No.3223 譲渡所得の特別控除の種類

まとめ

ここまで説明してきたように、不動産売却では多くの書類が必要です。

そのなかには、取得に時間がかかる書類や再発行不可の書類があります。

必要なタイミングで書類が欠けている場合、スムーズに手続きを進められません。

その結果、売却自体できなくなってしまう恐れがあります。

無用なトラブルを避けるためにも、この記事を参考にしながら計画的に書類を準備しましょう。

不動産売却時の必要書類に関するよくある質問

「本人確認書類が必要」と言われたのですが、具体的にどの書類を利用できますか?

一般的に「運転免許証」「マイナンバーカード」「パスポート」など顔写真付きの身分証明書が本人確認書類として認められています。
もしも一般的に認められる本人確認書類がなければ、どのような書類が認められるか不動産会社に確認してください。

登記簿謄本は、どれを取得すればよいですか?

売却査定のために取得する登記事項証明書は、原則「全部事項証明書」で問題ありません。
ただし、マンションの場合は情報が膨大になるため、「一部事項証明書」をおすすめします。

固定資産税納付書を納付後処分してしまいました。どうすればよいですか?

もしも紛失や処分をしてしまったら、市役所で「固定資産税評価証明書」を発行してもらえば代替できます。

平日、仕事で法務局に行けない場合はどうしたらよいですか?

営業時間中の訪問が難しい場合は、オンラインでの請求ができるので使ってみてください。
郵送で受け取れるので、法務局へいく手間がかかりません。

境界確定書がないのですが、測量をし直す必要がありますか?

境界確定書は、買主と売買契約を交わすときは必須書類です。
そのため、測量をし直す必要があります。

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